Jak świadomie wdrożyć AI w firmie i uniknąć chaosu?

Dwie firmy, jedna decyzja. I zupełnie inna przyszłość.

Jak świadomie wdrożyć AI w firmie i uniknąć chaosu?

Ten tekst to nie teoria — to zbiór doświadczeń, obserwacji i rozmów, które prowadzimy z naszymi klientami niemal co tydzień. Zamiast pisać poradnik, postanowiliśmy opowiedzieć historię. Taką, jakich w Yellows widzieliśmy już wiele.

Wyobraź sobie dwie firmy, które stały przed tym samym wyzwaniem, jak wdrożyć AI w swojej organizacji...nazwijmy je: Firma Alfa i Firma Beta
Obie działają w podobnej branży, mają podobne zespoły i te same ambicje: rozwijać się, przyspieszyć działanie, być na czasie. W pewnym momencie obie stają przed tą samą szansą: Sztuczna Inteligencja (AI).  Ale ich podejście do tej szansy jest zupełnie inne.

Firma Alfa: Strategia „spokojnie, z planem”

Zanim cokolwiek wdrożyli, zadali sobie kilka ważnych pytań:

• - Gdzie AI naprawdę może nam pomóc?
• - Czy nasz zespół jest gotowy?
• - Jak uniknąć chaosu i stresu?

Nie kupowali gotowych narzędzi „bo inni już to mają”. Zaczęli od zrozumienia siebie jak wygląda ich codzienna praca, gdzie najczęściej tracą czas, co naprawdę frustruje klientów.

Wdrożenia AI robili etapami:

• - Najpierw analiza dostępnych danych z kartek, zeszytów, CRMów itp,
• - Potem automatyzacja obsługi klienta,
• - Na końcu...wsparcie marketingu, sprzedaży i HR.

Inwestowali nie tylko w licencje, ale przede wszystkim w kompetencje zespołu. Dzięki temu nikt nie bał się AI i wszyscy wiedzieli, jak z nią pracować. Firma rośnie spokojnie, efektywnie i pod kontrolą.

Firma Beta: Strategia  „Szybko, bez planu z nadzieją, że jakoś to będzie” 

Wyobraźmy sobie scenariusz, który niestety obserwujemy coraz częściej. W firmie Beta decyzja o wdrożeniu AI zapada bardzo szybko. Nie ma czasu na analizę, refleksję czy konsultacje z zespołem czy z specjalistami z rynku. Ktoś rzucił na zebraniu: „Konkurencja już ma AI, nie możemy zostać w tyle!” – i temat został od razu wpisany do Roadmapy. Bez analizy, bez planu.
Zespół sięga po pierwsze dostępne rozwiązania: popularne Chatbot’y, narzędzia do generowania treści, automatyczne raportowanie. Wszystko wygląda nowocześnie, działa niemal od razu.

Na pierwszy rzut oka...sukces! ale w praktyce, bez odpowiedniego zaplecza i strategii, zaczynają pojawiać się typowe wyzwania:

- tzw. „halucynacje” modeli AI czyli sytuacje, w których system brzmi bardzo pewnie, ale mówi rzeczy kompletnie zmyślone, brzmi profesjonalnie, ale wprowadza w błąd,

• - Brak kontroli nad tym, jak i na jakich danych działa narzędzie,
• - Zależność od dostawców, którzy mogą zmienić zasady działania API lub ceny licencji,
• - Brak kompetencji w zespole, by samodzielnie reagować na problemy.

Pojawia się pytanie: może lepiej napisać własny model? Teoretycznie – tak. Praktycznie to droższa opcja i trudno dokładnie oszacować koszt. Tworzenie i trenowanie własnego systemu AI oznacza:

• - Znaczne koszty infrastruktury (GPU, chmura),
• - Konieczność zatrudnienia specjalistów od [ML] Machine Learningu,
• - Długi czas testów i dopracowywania

Dla większości firm to wydatek liczony nie w tysiącach, a w setkach tysięcy złotych. Dlatego coraz więcej organizacji rozumie, że koszty AI dla firm nie kończą się na jednej licencji. Oprócz licencji mamy koszt dopasowania modeli, uczenia i  bieżącego utrzymania. I jeśli nie wiemy dokładnie, po co wdrażamy AI i jak ma działać w naszej strukturze, to bardzo łatwo z entuzjazmu wpaść w pułapkę kosztów, chaosu i zależności.

AI to nie moda. To strategia.

Widzimy to bardzo wyraźnie w 2025 roku: AI może dać ogromną przewagę ale może też sparaliżować firmę, jeśli jest wdrażana bez planu.

Dodatkowo:

• - Dostęp do wydajnej AI staje się coraz trudniejszy i droższy,
• - Chmura, licencje, dostęp do chipów – wszystko zależy od polityki i globalnych decyzji,
• - Firmy bez wewnętrznego "know-how" są na łasce dostawców z zagranicy.

Co z tego wynika?

• - AI to nie zabawka, którą można wrzucić „na próbę”,
• - Nie zastąpi ludzi – jeśli nie będą umieli z nią pracować,
• - Nie rozwiąże problemów, jeśli nikt nie rozumie, jak działa.

Ale dobrze zaprojektowane i dopasowane rozwiązania AI mogą dać ogromne korzyści:

• - Mniej powtarzalnych zadań,
• - Więcej czasu dla Klientów, 
• - Niższe koszty operacyjne,
• - Zaplanowany i kontrolowany rozwój.

W Yellows robimy to inaczej. Od lat pomagamy firmom przejść przez tę transformację świadomie i praktycznie. Nie rzucamy gotowych narzędzi „bo są modne” a zamiast tego:

• - Pomagamy zrozumieć, od czego zacząć,
• - Analizujemy procesy i identyfikujemy realne potrzeby,
• - Dobieramy rozwiązania dopasowane do branży i zespołu
• - Integrujemy AI z tym, co już działa w Twojej firmie…a jeśli trzeba – tworzymy dedykowane systemy od zera. 

Zastanawiasz się, czy AI to dobry krok dla Twojej firmy?

Napisz, przygotujemy dla Ciebie krótką analizę procesów i pokażemy, gdzie AI może naprawdę pomóc, a gdzie byłoby tylko kosztowną modą. 

- Yellows Team