Jak zoptymalizować koszty projektów IT?

W naszej codziennej pracy jednym z najczęściej słyszanych pytań jest "Ile to kosztuje i dlaczego tak drogo?", z czego jasno wynika, że wśród obaw naszych klientów są wysokie koszty rozwiązań IT. Jest to zrozumiałe, jeśli weźmiemy pod uwagę, że często zlecane nam projekty obejmują systemy, które mają być kluczowe dla działania danej firmy lub są podstawą funkcjonowania nowego start up-u. Ryzyko takich przedsięwzięć jest spore i obawy związane z kosztami są dodatkowo spotęgowane. O kosztach projektów informatycznych krążą legendy i w rzeczywistości bywają one bardzo wysokie. Dlatego zasadnym wydaje się wyjaśnienie, co generuje koszty projektu IT, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów, w których możliwa jest optymalizacja tych kosztów, bez negatywnego wpływu na jakość rozwiązania końcowego.

Co się składa na koszty projektów IT?

Stworzenie całkiem nowego, często bardzo złożonego oprogramowania jest na ogół wynikiem pracy sporego zespołu specjalistów,  co wskazuje nam główny koszt w projektach IT - koszt pracy. W zależności od złożoności i zakresu projektu, pracuje nad nim cały zespół ludzi: programiści, testerzy, analitycy, architekci, kierownicy projektu, product ownerzy specjaliści UX i UI oraz często inni specjaliści dziedzinowi, których wsparcie jest konieczne w celu opracowania optymalnego rozwiązania. Często klienci nie zdają sobie sprawy jak wielu specjalistów z różnych dziedzin pracuje nad dowiezieniem rozwiązania o wysokiej jakości.

Dodatkowo, każdy z tych specjalistów wykorzystuje w swojej pracy różnego rodzaju narzędzia i oprogramowanie, które umożliwiają bądź usprawniają realizowanie ich zadań, z czego wynikają dodatkowe koszty oprogramowania i różnego rodzaju licencji. Istotnym, a często pomijanym przez klientów kosztem jest również infrastruktura. System musi zostać "postawiony" na jakimś serwerze, potrzebne są również dodatkowe środowiska developerskie i testowe, tak by możliwe było bezpieczne przygotowywanie zmian i testowanie całego rozwiązania. W zależności od projektu mogą do tego dochodzić jeszcze koszty usług zewnętrznych (np. opracowanie tekstów na stronę/w systemie, zakup grafik itd.) oraz outsourcingu.

Czy można ograniczyć te koszty bez spadku jakości?

TAK! Oczywiście, pewnych kosztów nie będziemy w stanie wyeliminować, ale klucz do sukcesu leży w EFEKTYWNOŚCI prowadzenia projektu.  Wszyscy doświadczeni uczestnicy zespołów projektowych wiedzą, że obszar projektów informatycznych jest pełen pułapek w które łatwo wpaść, tym samym generując niepotrzebne koszty. Wraz z doświadczeniem coraz łatwiej jest omijać typowe pułapki i działać bardziej efektywnie.

Lata praktyki w obszarze projektów informatycznych pozwalają określić kilka typowych obszarów na które warto zwrócić uwagę w kontekście optymalizacji projektów:

•     Zakres projektu
•     Nieodpowiednia metodyka realizacji projektu
•     Komunikacja z klientem oraz wewnątrz zespołu
•     Niedopasowane technologie i narzędzia
•     Automatyzacja powtarzalnych procesów

W serii kolejnych artykułów podzielimy się naszymi przemyśleniami w powyższych tematach, zarówno z biznesowego jak i technicznego punktu widzenia.

Autor: Alicja Polak, Kierownik Projektu